# Comment bien tenir son livre de police en achat revente ?
Dans l’univers de l’achat-revente de métaux précieux, bijouterie ou brocante, le livre de police constitue bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est un outil essentiel de traçabilité qui protège à la fois les professionnels et les consommateurs contre le recel d’objets volés. Depuis plusieurs années, la réglementation s’est considérablement renforcée, notamment avec l’apparition de solutions dématérialisées comme la plateforme POLLEN. Pour vous qui exercez dans ces secteurs sensibles, maîtriser les obligations liées à ce registre n’est pas négociable : une erreur de tenue peut vous coûter jusqu’à 30 000 € d’amende et six mois d’emprisonnement. Comprendre précisément comment remplir, conserver et présenter ce document lors des contrôles devient donc une compétence professionnelle indispensable pour sécuriser votre activité au quotidien.
Cadre réglementaire du livre de police pour les activités d’achat revente de métaux précieux
Le livre de police trouve son fondement juridique dans plusieurs textes législatifs qui encadrent strictement les activités de commerce d’objets d’occasion. Cette réglementation vise à établir une traçabilité complète des transactions et à prévenir les circuits de recel. Pour vous, professionnel de l’achat-revente, connaître ce cadre légal constitue la première étape vers une conformité totale.
Obligations légales selon le code de la sécurité intérieure articles L321-1 à L321-9
Le Code de la Sécurité Intérieure, dans ses articles L321-1 à L321-9, établit le cadre précis des obligations incombant aux professionnels du commerce d’occasion. Ces dispositions imposent la tenue quotidienne d’un registre détaillant chaque transaction d’achat ou de dépôt-vente. Le texte spécifie que toute personne exerçant une activité d’achat pour revendre, d’échange, de vente en commission ou de courtage doit consigner immédiatement les informations relatives aux objets acquis. Cette obligation s’applique dès la première transaction, sans seuil minimum de chiffre d’affaires. L’article R321-1 du Code pénal précise également les mentions obligatoires que doit contenir ce registre. Vous devez noter que ces dispositions concernent aussi bien les commerces physiques que les activités en ligne, une précision importante à l’ère du commerce électronique.
Déclaration préalable en préfecture et obtention du récépissé de déclaration
Avant même d’ouvrir votre établissement, vous devez effectuer une déclaration préalable auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture de votre lieu d’installation. Cette démarche administrative, souvent méconnue des nouveaux professionnels, conditionne pourtant la légalité de votre activité. Le dossier de déclaration doit inclure un extrait Kbis de moins de trois mois, une copie de votre pièce d’identité, ainsi qu’un justificatif de domicile du local commercial. Une fois votre dossier complet déposé, l’administration dispose d’un délai de quinze jours pour vous délivrer un récépissé de déclaration. Ce document officiel prouve que vous êtes autorisé à exercer et devra être présenté lors de tout contrôle. Sans ce récépissé, vous exercez illégalement, même si vous tenez parfaitement votre livre de police.
Sanctions pénales en cas de non-tenue ou de falsification du registre
Les sanctions prévues par le législateur témoignent de
la volonté de lutter efficacement contre le recel et la fraude. Le défaut de tenue du livre de police, sa tenue incomplète ou sa falsification est puni de 30 000 € d’amende et de 6 mois d’emprisonnement (article 321-7 du Code pénal). En pratique, cela signifie que l’oubli répété d’inscriptions, la destruction de pages, l’utilisation de correcteurs opaques ou la modification a posteriori des écritures peuvent être assimilés à une falsification. En cas de contrôle, les forces de l’ordre ou l’administration fiscale peuvent également saisir le registre, voire ordonner la fermeture temporaire de l’établissement si les manquements sont graves ou récurrents.
Au-delà des sanctions pénales, le risque est aussi commercial et réputationnel. Un contrôle défavorable peut entraîner une mise sous surveillance renforcée, une perte de confiance des partenaires bancaires, et fragiliser la valorisation de votre fonds de commerce. Vous avez donc tout intérêt à considérer le livre de police comme un pilier de votre conformité, au même titre que votre comptabilité ou vos obligations sociales. Mieux vaut investir un peu de temps chaque jour pour le tenir correctement que de devoir se défendre après coup devant un juge.
Différences entre livre de police physique et registre dématérialisé sur POLLEN
Longtemps, le livre de police a existé uniquement sous forme de registre papier, relié, coté et paraphé. Aujourd’hui, vous pouvez opter pour une version dématérialisée, notamment via la plateforme POLLEN, mise en place par le ministère de l’Intérieur. La différence principale tient au support et aux modalités de contrôle, mais les obligations de fond restent identiques : chaque opération d’achat-revente de métaux précieux ou d’objets d’occasion doit être tracée, datée et rattachée à un vendeur identifié.
Avec un livre de police physique, vous utilisez un cahier spécifique dont les pages sont numérotées et non détachables. Il doit être coté et paraphé par la mairie, le commissariat ou la gendarmerie avant sa première utilisation. Vous inscrivez chaque transaction à l’encre indélébile, sans blanc ni rature. À l’inverse, le registre dématérialisé sur POLLEN repose sur une application sécurisée : vous saisissez vos opérations depuis un ordinateur ou une tablette, les données sont horodatées, figées et transmises automatiquement aux services compétents. Vous n’avez plus à faire parapher un cahier, mais vous devez veiller à utiliser un identifiant professionnel et à respecter les règles de confidentialité et de protection des données.
Concrètement, que choisir ? Si vous avez peu de volume et que vous êtes plus à l’aise avec le papier, le registre physique reste autorisé. En revanche, dès que votre activité d’achat revente d’or, d’argent ou d’objets d’occasion génère plusieurs dizaines de transactions par semaine, la solution POLLEN devient plus fluide : recherches internes plus rapides, absence de risque de perte matérielle, génération automatique des registres pour contrôle. C’est un peu comme passer du carnet manuscrit au tableau de bord numérique : la logique reste la même, mais la gestion quotidienne est nettement plus confortable.
Informations obligatoires à consigner pour chaque transaction d’achat
Pour que votre livre de police soit opposable et conforme, vous devez y inscrire un ensemble très précis de mentions pour chaque achat. Il ne s’agit pas d’un simple mémo interne, mais d’un véritable outil d’enquête potentiel pour la police et la gendarmerie. Plus vos informations sont complètes, plus vous vous protégez en cas de litige sur l’origine d’un bijou, d’un lingot ou d’un objet revendu. Les rubriques ci-dessous sont incontournables pour toute activité d’achat revente de métaux précieux ou d’objets d’occasion.
Identification complète du vendeur : pièce d’identité, adresse et signature manuscrite
La première série d’informations concerne l’identité du vendeur. Vous devez consigner son nom, prénom, date et lieu de naissance, ainsi que son adresse complète. Ces données doivent être vérifiées à partir d’une pièce d’identité officielle en cours de validité : carte nationale d’identité, passeport, titre de séjour, parfois permis de conduire selon les usages locaux. Le type de document, le numéro, l’autorité de délivrance et la date d’expiration doivent figurer dans votre registre de police.
La réglementation vous impose également de recueillir la signature manuscrite du vendeur lors de l’opération. Sur un livre de police papier, cette signature est apposée sur la ligne correspondant à la transaction. Dans le cadre d’un système informatisé ou de la plateforme POLLEN, la signature peut être collectée sur un document annexe (bon de cession, bon d’achat) conservé et rattaché à l’écriture électronique. Pourquoi cette exigence ? Elle permet de prouver que la personne a bien consenti à la vente, et qu’elle s’est présentée physiquement avec un document d’identité. En cas de réclamation ultérieure ou de découverte d’un recel, vous pouvez démontrer que vous avez procédé aux vérifications nécessaires.
Description détaillée des objets : poids, carats, poinçons et numéros de série
Ensuite, votre livre de police doit comporter une description précise des objets acquis. Dans le domaine des métaux précieux, cela signifie au minimum : la nature de l’objet (bague, chaîne, lingot, pièce, bijou monté, débris), le poids exact en grammes, le titre ou caratage (18 carats, 24 carats, 925/1000, etc.), ainsi que les poinçons visibles (poinçon de titre, poinçon de maître, poinçon d’essai). Plus votre description est fine, plus la traçabilité sera solide.
Pour d’autres objets d’occasion (montres, téléphones, ordinateurs, œuvres d’art, véhicules), vous devez noter les caractéristiques distinctives : marque, modèle, référence, numéro de série, IMEI, couleur, état général, éventuelles gravures ou inscriptions. Pensez à noter tout élément permettant d’identifier sans ambiguïté le bien concerné, comme si vous deviez le reconnaître dans un inventaire après un an. Une bonne analogie est celle du « portrait-robot » : plus il est détaillé, plus il est utile. En cas de vol déclaré, ces détails aideront les forces de l’ordre à faire le lien entre la plainte et votre registre.
Valorisation et prix d’achat : mention du cours de l’or et calcul du prix au gramme
La valorisation de l’objet et le prix d’achat sont également des mentions essentielles du livre de police en achat revente de métaux précieux. Pour les bijoux et lingots en or ou en argent, il est fortement recommandé d’indiquer le cours de référence utilisé (par exemple le cours de l’or du jour, ou le cours fixé le matin même par votre centrale d’achat), ainsi que le prix au gramme appliqué pour chaque titre. Cette transparence permet de justifier votre calcul en cas de contestation, mais aussi de prouver que vous n’avez pas sous-évalué un bien dans un but frauduleux.
Vous devez ensuite consigner le montant total versé au vendeur, toutes taxes comprises, en chiffres et éventuellement en lettres. Dans certaines structures, on ajoute une référence interne à la facture ou au bon d’achat pour faciliter les rapprochements comptables. L’objectif est double : assurer la traçabilité financière de l’opération et permettre un contrôle cohérent entre votre livre de police, votre comptabilité et vos flux bancaires. C’est un peu comme boucler un triangle : objet – vendeur – paiement. Si l’un des trois côtés manque ou est imprécis, l’ensemble de votre dispositif de conformité devient fragile.
Modalités de paiement : chèque barré, virement bancaire et interdiction du paiement en espèces
Enfin, la modalité de paiement doit être clairement indiquée pour chaque transaction. En matière d’achat de métaux précieux auprès de particuliers, la loi est très stricte : le paiement en espèces est interdit au-delà de seuils très bas, voire totalement proscrit pour certains types d’objets. Vous devez privilégier le chèque barré nominatif ou le virement bancaire, ce qui permet de tracer le flux financier de bout en bout. Le mode de règlement, la date du paiement et, si possible, le numéro du chèque ou la référence du virement doivent figurer dans le livre de police.
Cette exigence de traçabilité financière est un outil puissant de lutte contre le blanchiment et la fraude. Elle vous protège aussi en cas de contestation du vendeur : si l’on vous affirme ne jamais avoir été réglé, il vous sera possible de produire la preuve du chèque encaissé ou du virement crédité. Dans un registre papier, vous pouvez ajouter une colonne « mode de paiement » avec un code simple (CHQ, VIR) et noter les références dans la colonne « observations ». Sur POLLEN, ces champs sont généralement structurés et obligatoires, ce qui limite les oublis.
Procédures de remplissage et de correction du livre de police
Au-delà du contenu, la manière de remplir le livre de police est tout aussi importante que les informations elles-mêmes. Un registre parfaitement détaillé mais truffé de ratures, de blancs ou de pages arrachées pourra être jugé non fiable par un officier de police judiciaire. Il est donc crucial d’adopter dès le départ de bonnes pratiques de saisie et de correction, que vous travailliez sur un livre papier ou sur une solution numérique complémentaire à POLLEN.
Enregistrement chronologique sans blanc ni rature dans le registre coté et paraphé
Le principe fondamental est celui de la chronologie. Chaque opération doit être inscrite dans l’ordre exact où elle est réalisée, sans laisser de lignes ou de pages vides. Le registre, qui doit être coté et paraphé par l’autorité compétente avant sa première utilisation, ne doit comporter ni feuille arrachée, ni renvoi manuscrit qui casserait la suite logique des numéros d’ordre. Vous devez utiliser une encre indélébile (stylo bille ou encre pigmentée, jamais de crayon ou de feutre effaçable).
Concrètement, dès qu’un client vous vend un bijou en or ou un lot d’objets d’occasion, vous ouvrez une nouvelle ligne, renseignez tous les champs obligatoires, puis passez à la transaction suivante. Évitez de noter les informations sur un brouillon dans l’idée de « recopier plus tard » : dans la pratique, c’est la porte ouverte aux oublis, aux inversions de dates et aux erreurs. Pensez au livre de police comme à une « boîte noire » d’avion : il doit conserver la trace exacte de ce qui s’est passé, dans l’ordre, sans réécriture a posteriori.
Techniques de correction conformes : biffage simple et mention « nul et non avenu »
Malgré toutes vos précautions, il peut arriver de commettre une erreur lors de la saisie : mauvaise orthographe d’un nom, inversion d’un chiffre, confusion entre deux lots. La tentation est grande d’utiliser un correcteur liquide ou d’arracher la page ; c’est pourtant strictement proscrit. La règle est de procéder à une correction transparente, laissant apparaître l’erreur initiale tout en la rendant manifestement inopérante.
La méthode recommandée est simple : vous biffez d’un trait fin mais lisible les mentions erronées, sans les rendre illisibles, puis vous inscrivez la correction immédiatement à côté ou sur la ligne suivante. Dans le cas d’une ligne entière à annuler (par exemple si la vente finalement n’a pas eu lieu), vous portez la mention manuscrite « nul et non avenu » dans la colonne « observations » ou en marge, en la datant et en la signant. Ainsi, toute personne contrôlant votre livre de police peut retracer l’historique de l’écriture et comprendre ce qui s’est passé. C’est l’équivalent, sur un support papier, du journal des modifications dans un logiciel : tout doit être visible, mais rien ne doit être modifiable de façon invisible.
Photocopie et numérisation des pièces d’identité avec durée de conservation légale
Pour sécuriser l’identification des vendeurs, de nombreux professionnels choisissent de conserver une copie des pièces d’identité présentées. Cette pratique est admise, mais elle est encadrée par le RGPD et par la législation nationale en matière de protection des données. Si vous photocopiez ou numérisez les documents, vous devez en informer la personne concernée et limiter la conservation à la durée strictement nécessaire à vos obligations légales, en général cinq ans à compter de la dernière transaction associée.
Vous devez également mettre en place des mesures de sécurité appropriées : armoire fermée à clé pour les dossiers papier, accès restreint et mots de passe robustes pour les fichiers numériques, sauvegardes chiffrées si possible. L’objectif est de protéger vos clients contre l’usurpation d’identité, tout en vous dotant d’éléments probants en cas de contrôle ou d’enquête. Sur le plan organisationnel, vous pouvez par exemple créer un dossier ou un classeur par année, avec une référence qui renvoie aux lignes correspondantes de votre livre de police. De cette façon, vous pouvez retrouver rapidement la copie de la pièce d’identité d’un vendeur à partir d’un simple numéro d’ordre.
Utilisation de la plateforme POLLEN pour la déclaration dématérialisée
Pour les professionnels de l’achat revente de métaux précieux, la plateforme POLLEN représente une avancée majeure. Elle permet de dématérialiser la déclaration des transactions auprès des services de police et de gendarmerie, tout en respectant les exigences de traçabilité du livre de police traditionnel. Loin de remplacer vos obligations, POLLEN les rend plus fluides et plus sécurisées. Encore faut-il savoir comment y accéder et l’utiliser au quotidien.
Création du compte professionnel et authentification sur le portail POLLEN
La première étape consiste à créer votre compte professionnel sur le portail POLLEN. Vous devez vous munir de vos informations d’entreprise (SIRET, raison sociale, adresse du ou des établissements) et de votre récépissé de déclaration en préfecture. L’administration vérifie ces données afin de s’assurer que seuls les professionnels autorisés peuvent accéder au dispositif. Une fois votre compte validé, vous disposez d’identifiants personnels et, le cas échéant, vous pouvez créer des comptes secondaires pour vos collaborateurs de confiance.
L’authentification se fait ensuite via un identifiant et un mot de passe robuste, parfois complété d’un dispositif de double authentification selon les mises à jour du portail. Depuis l’interface, vous accédez à un tableau de bord qui centralise vos différentes activités : saisie des achats, consultation des déclarations passées, export éventuel des données. Si vous êtes habitué à des solutions numériques (logiciel de caisse, facturation en ligne), vous retrouverez une logique proche : des formulaires structurés, des champs obligatoires, des menus pour naviguer entre les fonctionnalités.
Transmission quotidienne des transactions vers les services de police et gendarmerie
Une fois votre compte créé, la plateforme POLLEN vous permet de déclarer vos transactions de manière quotidienne. Chaque opération d’achat de métaux précieux ou d’objets d’occasion est saisie dans un formulaire qui reprend les informations exigées par le Code de la Sécurité Intérieure : identité du vendeur, description de l’objet, poids, titre, prix d’achat, date et heure, mode de paiement, etc. Les données sont alors horodatées et enregistrées de manière infalsifiable dans le système.
La grande différence par rapport à un livre papier est que ces informations sont automatiquement accessibles aux services de police et de gendarmerie compétents. Vous n’avez plus à transmettre physiquement un registre ou à envoyer des copies : la plateforme joue le rôle d’intermédiaire sécurisé. En pratique, beaucoup de professionnels choisissent de saisir leurs transactions au fil de l’eau, au moment même de l’achat, pour éviter tout oubli. Si ce n’est pas possible, il est fortement conseillé de faire la saisie en fin de journée, avant la fermeture, afin de respecter l’exigence de tenue quotidienne du livre de police.
Avantages du système dématérialisé : traçabilité, lutte contre le recel et simplification administrative
Pourquoi passer par POLLEN alors que le cahier papier est encore autorisé ? Les avantages du système dématérialisé sont nombreux. Sur le plan de la traçabilité, chaque écriture est datée, horodatée, associée à un utilisateur identifié et impossible à modifier a posteriori sans laisser de trace. C’est l’équivalent d’un livre de police « inviolable », ce qui rassure à la fois les autorités et les professionnels de bonne foi. En cas d’enquête sur un recel d’or, de bijoux ou d’objets volés, la consultation centralisée des données permet de gagner un temps précieux.
Sur le plan administratif, POLLEN réduit considérablement la charge de gestion : plus de registre à faire coter et parapher, plus de risques de perte ou de détérioration physique, plus besoin de photocopier des pages entières en cas de contrôle. La recherche d’une transaction précise se fait par filtres (date, identité du vendeur, type d’objet, etc.), ce qui vous permet de répondre rapidement à une demande d’information. C’est un peu comme passer d’un classeur d’archives à un moteur de recherche interne. Enfin, l’utilisation d’un dispositif officiel renforce votre image de professionnel sérieux, soucieux de la légalité et de la lutte contre le recel.
Conservation et présentation du livre de police lors des contrôles
Tenir correctement un livre de police, c’est une chose. Le conserver et le présenter conformément à la réglementation en est une autre. En cas de contrôle inopiné, la manière dont vous réagirez peut faire toute la différence entre une simple vérification de routine et un rapport défavorable. Il est donc primordial de connaître les règles de durée de conservation, les conditions de présentation aux autorités et les bonnes pratiques d’archivage des documents annexes.
Durée de conservation réglementaire de cinq ans après la dernière inscription
La loi impose de conserver le livre de police pendant au moins cinq ans à compter de la dernière inscription. Concrètement, si la dernière ligne de votre registre papier date du 31 décembre 2024, vous devez pouvoir le présenter jusqu’au 31 décembre 2029. Cette durée s’applique également aux données enregistrées dans un registre dématérialisé ou dans la plateforme POLLEN, même si, en pratique, les systèmes informatiques conservent parfois l’historique plus longtemps.
Vous ne pouvez donc pas détruire un ancien registre au motif qu’il est « plein » ou que vous avez changé de logiciel. Lorsque vous ouvrez un nouveau livre de police papier, l’ancien doit être archivé dans un endroit sûr, idéalement dans un local distinct de la boutique principale mais accessible en cas de contrôle. Pensez à étiqueter clairement la période couverte (par exemple « Livre de police – Bijouterie – 2020-2022 »). Pour les solutions numériques, vérifiez régulièrement vos conditions de sauvegarde et la possibilité d’exporter vos données en cas de changement de prestataire.
Conditions de présentation immédiate aux officiers de police judiciaire
En cas de contrôle, les officiers de police judiciaire (OPJ) ou les agents habilités peuvent exiger la présentation immédiate de votre livre de police. Cela signifie que le registre doit être disponible sur le lieu d’exploitation ou accessible en temps réel via vos identifiants POLLEN. Refuser de présenter le livre, déclarer qu’il est « chez l’expert-comptable » ou prétexter un oubli systématique est assimilé à un manquement grave et peut faire l’objet d’un procès-verbal.
En pratique, il est conseillé de définir une procédure interne : qui est responsable de présenter le registre ? Où est-il rangé ? Comment accéder au portail POLLEN en cas de contrôle en votre absence ? Informez vos collaborateurs de ces procédures et veillez à ce qu’au moins une personne présente sur le site sache répondre à une demande de consultation. Lors d’un contrôle, un comportement coopératif et une présentation rapide du livre de police jouent clairement en votre faveur, surtout si vos écritures sont complètes et lisibles.
Archivage sécurisé des documents annexes et protection des données personnelles RGPD
Le livre de police ne vit pas seul. Il est souvent accompagné de documents annexes : copies de pièces d’identité, bons de cession, factures, photos d’objets, éventuels échanges écrits avec les vendeurs. Tous ces éléments contribuent à la solidité de votre traçabilité, mais ils contiennent aussi des données personnelles sensibles. Vous devez donc les archiver de manière sécurisée et conforme au RGPD.
Concrètement, cela implique de limiter l’accès à ces dossiers aux seules personnes qui en ont réellement besoin, de sécuriser physiquement les archives papier (armoires verrouillées, locaux fermés), et de protéger les archives numériques (mots de passe forts, chiffrement, sauvegardes régulières). Il est également recommandé de définir une politique de conservation claire : quels documents conservez-vous, pendant combien de temps, et selon quelles modalités de destruction à l’issue du délai légal ? En expliquant ces règles à vos équipes et, si nécessaire, à vos clients qui s’interrogent sur l’usage de leurs données, vous renforcez à la fois votre conformité et la confiance autour de votre activité d’achat revente.
Spécificités sectorielles : bijouterie, brocante et négoce de véhicules d’occasion
Si les grands principes du livre de police sont communs à toutes les activités d’achat revente, chaque secteur présente des particularités qu’il est important de connaître. Les mentions à consigner, la fréquence des contrôles ou encore la nature des objets concernés varient selon que vous êtes bijoutier, brocanteur ou négociant automobile. Adapter vos pratiques à votre réalité métier vous permettra de rester conforme sans alourdir inutilement votre organisation.
En bijouterie et métaux précieux, le niveau d’exigence est particulièrement élevé. Vous devez non seulement décrire les bijoux (type, poids, titre, poinçons), mais aussi, si vous fabriquez ou transformez des pièces, tenir un registre des entrées et sorties de métal. Les contrôles des douanes et des services spécialisés sont fréquents, notamment dans les grandes agglomérations. La moindre imprécision sur le poids d’un lot d’or fondu ou sur l’origine d’un lingot peut susciter des questions. D’où l’intérêt d’un livre de police extrêmement rigoureux, couplé à une bonne gestion des stocks.
Pour les brocanteurs, antiquaires et dépôts-vente, la diversité des objets est le principal défi. Vous pouvez acheter le matin un fauteuil ancien, à midi une montre de collection et l’après-midi un tableau ou une console de jeu. Chacun de ces objets doit faire l’objet d’une ligne dans le registre, avec une description suffisamment fine pour être reconnu. Pensez par exemple à noter le style d’un meuble (Louis XV, industriel), la signature d’un artiste, ou le numéro de série d’un appareil électronique. Même si la valeur unitaire est modeste, la traçabilité reste obligatoire dès lors que vous exercez une activité d’achat revente.
Enfin, dans le négoce de véhicules d’occasion (automobiles, motos, scooters, bateaux), le livre de police prend la forme d’un registre spécifique. Vous devez y consigner l’immatriculation, le numéro VIN, la marque, le modèle, la date de première mise en circulation, le kilométrage et l’identité complète du vendeur. Lors de la revente, les mêmes informations sont notées pour l’acheteur. Les autorités peuvent ainsi retracer le parcours d’un véhicule suspecté d’être volé ou maquillé. Là encore, la plateforme POLLEN et les solutions numériques compatibles avec le registre automobile facilitent énormément la gestion quotidienne. En structurant votre livre de police selon les particularités de votre secteur, vous transformez une contrainte légale en véritable outil de pilotage et de sécurisation de votre activité.